Cet été, vous avez sûrement vu des publicités sur les notes de frais.
Pour ceux qui ne connaissent pas, les notes de frais sont souvent formalisées dans les (grandes) entreprises et établies chaque mois. Elles listent les dépenses effectuées par un collaborateur dans la limite de la catégorie « frais professionnels » de l’URSSAF. Les employeurs remboursent ces frais à leurs salariés.
Une note de frais correcte doit comporter un certain nombre d’informations pour chaque ticket de frais (date, nom, prénom, service de l’auteur, motif de la dépense, nature du frais, lieu et heure du déplacement, montants HT et TTC) et doit être signée.
Les notes de frais représentent parfois une vraie perte de temps les tickets illisibles et les informations obligatoires manquantes par exemple.
Les solutions pour les notes de frais
Des applications mobiles sont dédiées à certaines catégories de professionnels. Il y en a un très grand nombre. Ces outils permettent la tenue comptable, les déclarations de Chiffre d’Affaire (CA), de TVA, le suivi d’activité. Les tableaux de bord sont jolis. Certaines applications reconnaissent les principales informations (OCR) à partir d’une simple photographie de vos tickets et automatisent les contrôles internes.
Ces outils simples d’utilisation offrent différentes options selon la taille de votre entreprise et vos besoins.
L'avis de CLASSEUR ET PERFORETTE
Misez sur l’information de vos collaborateurs. Bien sensibilisés, ils économiseront du temps à faire leurs notes de frais et feront économiser du temps à ceux et celles qui traitent leurs éléments.
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